อนุมัติเอกสารได้ ทุกที่ ทุกเวลาบน Approve Center

เลือกคลิกอ่าน เนื้อหาภายในบทความ

อนุมัติแบบลำดับขั้น
อนุมัติตามจำนวนเงิน
อนุมัติตามจำนวนคน
ฟีเจอร์อื่นๆบน Approve Center

Approve Center บน CRM Ultra

บนเมนู Apporve Center นั้นคือแหล่งรวมเอกสารรออนุมัติ ติดตามง่ายๆในหน้าจอเดียว สามารถตรวจสอบเอกสารใบเสนอราคาและเอกสารสัญญาที่รออนุมัติแล้วพิจารณา อนุมัติออนไลน์ได้เลย พร้อมระบุเหตุผลในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้ ระบบจะแจ้งผลผ่านอีเมลให้ผู้ขออนุมัติทราบผลทันที สะดวกสบาย ใช้งานได้ทุกที่ กับทุกอุปกรณ์

การอนุมัติตามลำดับขั้น

สามารถกำหนดสิทธิ์การอนุมัติได้มากกว่า 1 ระดับ หลังจากที่ผู้อนุมัติคนที่หนึ่งอนุมัติแล้วโปรแกรมจะทำการส่งอีเมลให้กับผู้อนุมัติคนถัดไปตามลำดับ เช่น กำหนดให้จำนวนอนุมัติ 2 Level เมื่อ Level 1 อนุมัติแล้วระบบจะส่งอีเมลให้ Level 2 อนุมัติ เมื่ออนุมัติครบทั้ง 2 Level เอกสารใบนั้น ๆ จึงมีสถานะ Approved นั่นเอง

โดย CRM Ultra ได้นำเอาประโยชน์ของการอนุมัติตามลำดับขั้น ซึ่งมีดังนี้

การอนุมัติตามลำดับขั้นเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการองค์กรที่มีประโยชน์หลายประการ ประการแรก ช่วยให้เกิดการกลั่นกรองและตรวจสอบความถูกต้องของการตัดสินใจในแต่ละระดับ เมื่อต้องผ่านการพิจารณาจากผู้บังคับบัญชาหลายระดับ ทำให้โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดลดน้อยลง

ประการที่สอง ช่วยกระจายความรับผิดชอบไปตามลำดับชั้น ไม่ให้ภาระการตัดสินใจตกอยู่ที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งเพียงคนเดียว อีกทั้งยังเป็นการแบ่งเบาภาระงานของผู้บริหารระดับสูง โดยให้ผู้บังคับบัญชาระดับต้นและระดับกลางช่วยกลั่นกรองงานก่อน

ประการที่สาม สร้างความโปร่งใสในการทำงาน เนื่องจากมีการตรวจสอบหลายชั้น ทำให้ยากต่อการทุจริตหรือใช้อำนาจในทางมิชอบ นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการอนุมัติอย่างเป็นระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ประการที่สี่ ช่วยรักษามาตรฐานการทำงานขององค์กร เพราะทุกการตัดสินใจต้องผ่านการพิจารณาตามหลักเกณฑ์และระเบียบที่กำหนดไว้ ทำให้เกิดความสม่ำเสมอในการปฏิบัติงาน

ประการสุดท้าย การอนุมัติตามลำดับขั้นช่วยพัฒนาบุคลากรในองค์กร เพราะผู้ปฏิบัติงานจะได้เรียนรู้จากการพิจารณาและข้อเสนอแนะของผู้บังคับบัญชา ทำให้เกิดการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ระหว่างกัน

กล่าวโดยสรุป การอนุมัติตามลำดับขั้นเป็นระบบที่ช่วยสร้างความรัดกุม โปร่งใส และมีประสิทธิภาพในการบริหารงาน แม้อาจทำให้กระบวนการทำงานช้าลงบ้าง แต่ประโยชน์ที่ได้รับคุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ไป เพราะช่วยลดความเสี่ยงและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย

การอนุมัติตามจำนวนเงิน

บน CRM Ultra คุณสามารถกำหนดช่วงจำนวนเงินสำหรับผู้อนุมัติแต่ละคนได้ เช่น ให้ผู้มีสิทธิ์อนุมัติท่านหนึ่ง อนุมัติใบเสนอราคาตั้งแต่ช่วงราคา 100,000 บาท ถึง 500,000 บาท เป็นต้น

การอนุมัติตามจำนวนเงินเป็นระบบการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพในองค์กรสมัยใหม่ โดยกำหนดอำนาจการอนุมัติให้สอดคล้องกับวงเงินที่เกี่ยวข้อง ระบบนี้มีประโยชน์หลายประการที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร

ประการแรก ช่วยให้การดำเนินงานมีความคล่องตัว โดยเฉพาะในรายการที่มีวงเงินไม่สูง สามารถได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจในระดับต้นหรือระดับกลาง ไม่จำเป็นต้องรอการพิจารณาจากผู้บริหารระดับสูง ทำให้การทำงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประการที่สอง สร้างการควบคุมความเสี่ยงทางการเงินที่เหมาะสม โดยรายการที่มีวงเงินสูงจะต้องผ่านการพิจารณาจากผู้บริหารระดับสูงที่มีประสบการณ์และวิจารณญาณในการตัดสินใจ ช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจที่ผิดพลาดในวงเงินที่สูง

ประการที่สาม ช่วยกระจายภาระงานและความรับผิดชอบอย่างเหมาะสม ผู้บริหารแต่ละระดับจะรับผิดชอบการอนุมัติตามขอบเขตวงเงินที่เหมาะสมกับตำแหน่งและความรับผิดชอบของตน ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถทุ่มเทเวลาให้กับการตัดสินใจในเรื่องสำคัญที่มีมูลค่าสูง

ประการที่สี่ สร้างระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากมีการกำหนดวงเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติอย่างชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและติดตามการใช้จ่ายเงินขององค์กร อีกทั้งยังช่วยป้องกันการทุจริตและการใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสม

ประการสุดท้าย ช่วยในการวางแผนและควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะองค์กรสามารถติดตามการใช้จ่ายในแต่ละระดับวงเงินได้อย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงการบริหารการเงินได้อย่างเหมาะสม

กล่าวโดยสรุป การอนุมัติตามจำนวนเงินเป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ ทั้งในด้านความคล่องตัว การควบคุมความเสี่ยง การกระจายความรับผิดชอบ และการควบคุมภายใน ทำให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่วางไว้

การอนุมัติตามจำนวนคน

คุณสามารถตั้งค่าอนุมัติโดยพิจารณาจากจำนวนผู้อนุมัติ เช่น กำหนดให้มีผู้อนุมัติ 2 คนจากจำนวนผู้มีอำนาจในการอนุมัติทั้งหมดที่มีอยู่ 3 คน เมื่อมีการอนุมัติครบ 2 ใน 3 คนแล้ว (ใครจะอนุมัติก่อนหรือหลังก็ได้) จะทำให้เอกสารมีสถานะเป็น Approve ทันที เป็นต้น

ประโยชน์ของการอนุมัติตามจำนวนคน มีดังนี้

การอนุมัติตามจำนวนคนเป็นระบบการตัดสินใจที่ต้องผ่านความเห็นชอบจากบุคคลหลายฝ่ายตามที่กำหนด ระบบนี้มีประโยชน์สำคัญหลายประการในการบริหารจัดการองค์กร

ประการแรก ช่วยให้การตัดสินใจมีความรอบคอบและรัดกุมมากขึ้น เนื่องจากมีการพิจารณาจากหลายมุมมองและความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน ทำให้ได้ข้อสรุปที่ผ่านการกลั่นกรองอย่างรอบด้าน ลดความเสี่ยงจากการตัดสินใจที่ผิดพลาดหรือมีอคติ

ประการที่สอง สร้างการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ เมื่อต้องผ่านการพิจารณาจากหลายคน ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและมุมมองที่หลากหลาย อีกทั้งยังช่วยสร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมและความรับผิดชอบร่วมกันในการตัดสินใจ

ประการที่สาม เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน เพราะการที่ต้องผ่านการพิจารณาจากหลายคนทำให้เกิดการตรวจสอบและถ่วงดุลซึ่งกันและกัน ช่วยป้องกันการใช้อำนาจในทางมิชอบหรือการตัดสินใจที่เอื้อประโยชน์ให้กับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง

ประการที่สี่ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการประสานงานระหว่างหน่วยงาน เมื่อต้องขอความเห็นชอบจากหลายฝ่าย ทำให้เกิดการสื่อสารและประสานงานระหว่างกัน นำไปสู่ความเข้าใจที่ตรงกันและการทำงานที่สอดคล้องกันมากขึ้น

ประการที่ห้า ช่วยกระจายความเสี่ยงและความรับผิดชอบ การที่มีผู้ร่วมตัดสินใจหลายคนทำให้ไม่มีบุคคลใดต้องแบกรับความเสี่ยงหรือความรับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว โดยเฉพาะในกรณีที่เป็นการตัดสินใจสำคัญที่อาจมีผลกระทบต่อองค์กรในวงกว้าง

ประการสุดท้าย เสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการมีส่วนร่วมและความร่วมมือ การที่พนักงานได้มีโอกาสร่วมแสดงความคิดเห็นและมีส่วนในการตัดสินใจ ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานที่เปิดกว้างและส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

กล่าวโดยสรุป การอนุมัติตามจำนวนคนเป็นระบบที่มีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจ สร้างความโปร่งใส และส่งเสริมการทำงานร่วมกัน แม้อาจใช้เวลาในการตัดสินใจมากกว่าการให้อำนาจเพียงคนเดียว แต่ผลลัพธ์ที่ได้มักมีคุณภาพและเป็นที่ยอมรับจากทุกฝ่าย ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรในระยะยาว

ฟีเจอร์อื่นๆบน Approve Center

- สามารถเลือกรูปแบบการอนุมัติแบบอัตโนมัติได้
- ส่งอีเมลแจ้งเตือน (Alert) ให้ทำการอนุมัติเอกสาร และเมื่อมีการอนุมัติเอกสารหรือไม่อนุมัติเกิดขึ้น ระบบก็จะส่งอีเมลแจ้งผลการอนุมัติให้กับผู้ขออนุมัติทราบได้
- กำหนดผู้อนุมัติแทนในช่วงเวลาที่ต้องการได้

หน้าแรก

Blog