- ในการสร้างสัญญาการบริการสามารถอ้างอิงใบกำกับภาษี (Invoice) ของลูกค้าแต่ละรายได้ โดยให้ระบบดึงข้อมูลลูกค้าและสินค้าจากใบแจ้งหนี้มาใช้เป็นข้อมูลในการทำสัญญาได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาบันทึกข้อมูลใหม่ ช่วยลดโอกาสความผิดพลาดที่เกิดจากการกรอกข้อมูลผิดได้
- สามารถระบุรายละเอียดบริการที่ลูกค้าจะได้รับ ลงไปในสัญญาการบริการได้ตามที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น รูปแบบการบริการ, จำนวนครั้งที่จะให้บริการ หรือระยะเวลาที่จะให้บริการ เป็นต้น
- สามารถกำหนดเงื่อนไขการคำนวณค่าบริการรายปี ว่าต้องการให้ระบบคำนวณจาก ยอดใด เช่น คำนวณจากยอดรวมใบแจ้งหนี้ ก่อนหรือหลังจากการหักส่วนลด หรือผู้ใช้สามารถกำหนดเองตามที่ต้องการได้ ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการรายปีถูกต้อง และรวดเร็ว
- วางแผนในการให้บริการลูกค้าตามเงื่อนไขของสัญญา และสามารถดูปฏิทินการให้บริการลูกค้าแต่ละรายได้
- แจ้งเตือนลูกค้าก่อนหมดอายุสัญญา ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้ามีเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร และส่งให้กับผู้บริหารของลูกค้าตัดสินใจ
- แจ้งเตือนพนักงานที่รับผิดชอบ ก่อนหมดอายุสัญญา ซึ่งจะช่วยให้คุณรู้ได้ว่าลูกค้ารายใดใกล้จะหมดอายุสัญญาการบริการ เพื่อให้สามารถติดตามลูกค้าให้ต่อสัญญาได้สะดวกยิ่งขึ้น และยังช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าจะเปลี่ยนใจจากคุณไปใช้บริการของคู่แข่งแทน
- สามารถวิเคราะห์สาเหตุของการไม่ต่อสัญญาได้ เพื่อนำมาปรับปรุงหรือแก้ปัญหาการบริการหลังการขายต่อไป
Customer Service หรือการบริการลูกค้าหลังการขาย
การให้บริการต่างๆแก่ลูกค้าที่ได้ติดต่อเข้ามา เช่น การติดต่อสอบถามสถานะงาน การขอรับบริการ หรือการแจ้งปัญหาที่เกิดขึ้น จากสินค้าและบริการของลูกค้า เป็นต้น ในการทำระบบ Call Center นอกจาก ระบบตอบรับอัตโนมัติ หรือระบบบันทึกข้อความเสียงที่ใช้ในการตรวจสอบคุณภาพบริการแล้ว ยังจำเป็นต้องมีระบบจัดการกับปัญหาที่ลูกค้าสอบถาม ร้องเรียน หรือแจ้งปัญหาเข้ามา (Customer Service) เพื่อให้ทุกปัญหาที่ได้รับมาจากลูกค้าได้รับการแก้ไข หรือคลายข้อสงสัยจนเป็นที่พอใจ โดยไม่ตกหล่น และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
Case หรือการบันทึกเคส
เป็นเครื่องมือในการติดตามปัญหาที่ลูกค้าแจ้งเข้ามา ทาง Customer Service ซึ่งเป็นปัญหาที่พนักงาน Call Center ยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้ในขณะนั้น พนักงาน Call Center จะเปิด Case เพื่อใส่รายละเอียดของปัญหาลงไปเพื่อใช้เตือนกันลืม หรือจะส่งให้กับหัวหน้า ไปจนถึงผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ดำเนินการแก้ปัญหาที่ค้างอยู่ให้เรียบร้อย และแจ้งผลการแก้ปัญหาจนลูกค้าพึงพอใจ จึงจะถือว่าสามารถปิด Case นั้นได้
Invoice of MA Fee หรือใบแจ้งหนี้ค่าบริการ
การออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการล่วงหน้าจะช่วยให้คุณสามารถติดตามการต่อสัญญาการบริการได้สะดวกขึ้น โดยใช้การอ้างอิงสัญญาฉบับเดิมแล้วแก้ไขช่วงวันที่ให้เป็นรอบบริการใหม่ ซึ่งจะช่วยให้ลดความผิดพลาดและเวลาที่ใช้ไปกับงานด้านเอกสาร และช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการบริการลูกค้าได้
CRM Ultra สรุปประโยชน์ของ Service Management มีดังนี้
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การติดตามและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทำให้ลูกค้ารู้สึกพอใจและมีความเชื่อมั่นในบริการ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การใช้ระบบ CRM ช่วยให้สามารถจัดการบริการได้อย่างมีระบบและไม่พลาดข้อมูล
- การสื่อสารที่ดีขึ้น ทีมงานบริการลูกค้าสามารถสื่อสารและประสานงานได้ดีขึ้นเมื่อมีข้อมูลที่ชัดเจนและสามารถติดตามสถานะได้ทันที
- ลดความผิดพลาดและการสูญหายของข้อมูล ข้อมูลลูกค้าและคำร้องขอบริการจะถูกเก็บไว้ในที่เดียว ซึ่งทำให้ไม่มีการสูญหายของข้อมูลสำคัญ
