ติดตามงานด้วย Activity Management

สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับฝ่ายบริหาร คือ การต้องติดตามงานของพนักงาน ว่าตอนนี้พนักงานคนนี้ทำอะไร หรือกำลังมีแพลนว่าจะต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร การติดตามงานพนักงาน หลายคนอาจคิดว่าเพื่อป้องกันพนักงานอู้งาน นั่นก็สามารถทำได้เช่นกัน แต่จริงๆแล้วส่วนหนึ่งก็เพื่อที่จะสามารถให้คำแนะนำได้ทันท่วงที หากเป็นลูกค้าที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ ฝ่ายบริหารจะสามารถให้คำแนะนำพนักงานที่ต้องดูแลลูกค้ารายนั้นได้อย่างถูกต้องเหมาะสม ว่าพวกเขาควรทำอย่างไร คงไม่มีใครอยากเสียลูกค้าไปโดยใช่เหตุ

แต่ก่อนจะไปติดตามงานนั้น ต้องทำความรู้จักกับระบบ Activity Management กันก่อน ว่าคืออะไร

โดย Activity Management นั้นคือ เมนูหนึ่งของโปรแกรม CRM Ultra มีประโยชน์ในการบันทึกงานหรือกิจกรรม และความสามารถในการแจ้งเตือนกิจกรรมหรืองานที่คุณต้องทำตอนนี้หรือในอนาคต บน Activity Management ยังมีฟีเจอร์มากมายให้คุณและพนักงานได้เลือกใช้งาน และแต่ละฟีเจอร์นั้นทำมาเพื่ออำนวยความสะดวกพนักงาน รวมถึงอำนวยความสะดวกต่อฝ่ายบริหารอีกด้วย

Activity Notification

เมื่อบันทึกงานหรือกิจกรรมแล้ว CRM Ultra สามารถช่วยคุณแจ้งเตือนงานที่จะต้องทำ หรือ Follow up งานเดิมต่อ เพราะบางครั้ง บางที คุณก็ไม่ได้ตั้งใจที่ลืมหรอก เพียงแต่งานใหม่เข้ามา ก็ต้องจดจ่อกับอีกงาน ซึ่งทำให้อาจจะลืมงานที่จะต้องสานต่อ พอนึกออกก็เลยเวลาดำเนินการไปเสียแล้ว เมื่อมี Activity Notification แบบนี้แล้วก็ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป เพราะคุณสามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนบนระบบภายในเวลาที่กำหนด หรือตั้งค่าให้ส่งอีเมลหาคุณ หรือใครก็ได้ที่คุณต้องการให้ส่งไปแจ้งเตือนนั่นเอง

Activity Calendar

เมื่อคุณบันทึกงานหรือกิจกรรมใดเข้าไปในระบบ งานหรือกิจกรรมนั้นๆจะแสดงบนปฏิทินบนระบบทันที ในส่วนนี้ไม่ใช่แค่คุณที่สามารถมองเห็นงานหรือกิจกรรมที่ปฏิทิน แต่ทีมของคุณก็สามารถมองเห็นได้ เมื่อพวกเขาบันทึกงานหรือกิจกรรมเข้าไปบนระบบ คุณก็จะเห็นงานหรือกิจกรรมของคนในทีมด้วยเช่นกัน นี่เป็นเรื่องดีเพราะทีมจะได้แชร์ประสบการณ์ หรือให้คำแนะนำกับเพื่อนร่วมงานได้ รวมถึงทีมบริหารเองก็ดูปฏิทินนี้ได้เช่นกัน นี่อาจเป็นการกระตุ้นการทำงานอย่างหนึ่ง ให้พนักงานอยากให้ปฏิทินสวยๆงานแน่นๆ รับรองว่าทีมทำได้แน่! นอกจากนี้ CRM Ultra ยังสามารถเชื่อมต่อกับ Google Calendar ได้ด้วย เนื่องจากบางท่านอาจจะถนัดใช้การบันทึกงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำลง Google Calendar ไม่ต้องห่วง เพราะไม่ต้องบันทึกงานซ้ำซ้อน 2 แห่ง แค่เชื่อมต่อเข้ากับ Google Calendar ก็มีข้อมูลมาแสดงบน CRM Ultra อัตโนมัติให้เลย!

Activity Check-in

หากต้องไปติดต่องานนอกสถานที่ ไม่ต้องกลัวว่าพนักงานจะแอบอู้ไปที่อื่น ไม่ไปตามสถานที่นัดลูกค้า หรือมัวไปทำอะไรที่อื่นอยู่ไม่ยอมไปยังสถานที่นัดสักที Activity Check-in ช่วยได้ เนื่องจากสามารถปักพิกัดที่พนักงานจะต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ (สถานที่นัดหมาย) และพิกัดนั้นเองพวกเขาต้องไปให้ทันเวลา คุณจะตรวจสอบได้ว่าพนักงานกด Check-in ยังสถานที่นั้นๆวันและเวลากี่โมง ไปสถานที่ถูกต้องหรือไม่ ไปก่อนเวลาตามมารยาทที่ควรจะมีหรือไม่ นั่นก็สามารถนำมาประเมินพนักงานแต่ละคนได้เลยว่าควรมอบหมายงานใดให้พนักงานคนใด เพราะการออกไปพบลูกค้านอกสถานที่เรื่องที่ต้องใส่ใจเป็นอย่างมากคือการไปถึงที่นัดหมายตรงต่อเวลา CRM Ultra มองเห็นส่วนสำคัญส่วนนั้นอย่างมาก

บน Activity Management มีฟีเจอร์ในการสนับสนุนการทำงานของพนักงานไม่ว่าจะเป็น...

Activity Task

ใช้ในการนัดหมายว่าต้องไปพบลูกค้าตอนไหน ไปพบกับใคร สถานที่ใด ข้อมูลในการติดต่อมีอะไรบ้าง สิ่งที่ต้องนําไปมีเครื่องมือหรืออุปกรณ์อะไรบ้าง ทีมงานที่จะไปด้วยมีใครบ้าง รวมถึง Activity Task สร้างขึ้นมาเพื่อบันทึกงานที่คุณหรือทีมต้องทำ ทั้งภายในบริษัท หรือนอกบริษัท เมื่อคุณบันทึกแล้วรับรองว่าไม่มีทางทำงานตกหล่นแน่นอน

Activity Phone

ใช้สําหรับเก็บข้อมูลการติดต่อลูกค้าทางโทรศัพท์ทั้งการโทรออกและรับสายโทรเข้า ซึ่งจะช่วยให้คุณและทีมสามารถดูประวัติการติดต่อทางโทรศัพทืย้อนหลังของลูกค้าแต่ละราย รวมถึงกรณีที่พนักงานขายที่รับผิดชอบลูกค้ารายนั้นไม่อยู่ ทีมงานท่านอื่นสามารถประสานงานต่อได้เลยทันที

Activity E-mail

สามารถส่งอีเมลจากระบบได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ดูประวัติการส่งของลูกค้าแต่ละราย รวมถึงให้คุณและทีมสามารถสร้าง Template ในการส่งอีเมลได้ง่ายๆ

ติดตามงานของพนักงานได้บนหน้าต่างเดียว ที่ Activity Management บน CRM Ultra

ให้คุณสามารถบันทึกงานที่ต้องทำได้ง่ายๆ ว่าพวกเขาจะต้องทำอะไร ที่ไหนและเมื่อไร ทีมของคุณก็บันทึกได้ และงานทุกงานก็จะแสดงบนหน้าจอ ตั้งวันที่สิ้นสุด หรือ Deadline ของงาน เพื่อให้คุณสามารถวางแผนการทำงานนั้นๆว่าต้องใช้เวลาเท่าไร นี่ทำให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะคุณสามารถใส่ความสำคัญของแต่ละงานได้ นอกจากนี้ฝ่ายบริหารยังเข้ามาให้คำแนะนำแต่ละงานได้อย่างที่แจ้งไปข้างต้น งานทุกงานมีสถานะของตัวเอง ว่าเป็นงานที่เลื่อนออกไป (Deferred) หรือเป็นงานที่ยกเลิก (Cancel) ไปแล้วไม่ต้องโฟกัสต่อ หรือสถานะอื่นๆ อย่างสถานะเสร็จสิ้น (Completed) เป็นสถานะที่จะทำให้คุณภูมิใจในตัวคุณและทีมได้ว่า คุณและทีมทำงานเสร็จสิ้นไปกี่งานสำหรับเดือนนี้ Activity Management จะมีประสิทธิภาพมากหากนำมาใช้ในองค์กร ไม่ใช่แค่งานขายเท่านั้น!

CRM Ultra ใส่ใจในการทำงานของคุณ เราอยากให้คุณได้มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ติดต่อเรา

หน้าแรก

Blog